Политика в отношении обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика определяет порядок обработки информации в сервисе конвертации табличных файлов, доступном по адресу xls21c.online (далее — Сервис), и меры по обеспечению безопасности обрабатываемых сведений.

1.2. Политика составлена в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и опубликована во исполнение ч. 2 ст. 18.1 указанного закона.

1.3. Оператор обрабатывает минимальный объём сведений, необходимый для работы Сервиса. Часть информации, сохраняемой Сервисом (имя файла, параметры задания), хранится в обезличенном виде; при этом записи журнала операций могут соотноситься с учётной записью пользователя (п. 2.3) и обрабатываются по правилам раздела 3. Разграничение приведено в разделах 2 и 3.

2. Журнал операций Сервиса

2.1. Для работы Сервиса и разбора возможных сбоев Оператор ведёт журнал операций. В журнале сохраняются:

• идентификатор запроса;
• идентификатор аккаунта — связывает запись с учётной записью пользователя (см. п. 2.3);
• дата и время операции;
• статус операции (успешно / ошибка);
• название тарифа и объём обработанного файла;
• имя файла в обезличенном виде — приводится к виду input.<расширение>, исходное имя пользователя не сохраняется;
• параметры задания в обезличенном виде.

2.2. В журнале операций Сервиса IP-адрес и сведения о клиентском окружении (User-Agent) не сохраняются. Обработка IP-адресов в журналах веб-сервера и средств защиты описана отдельно — см. раздел 4.

2.3. Запись журнала содержит идентификатор аккаунта и идентификатор запроса, поэтому её можно соотнести с учётной записью пользователя: это необходимо, чтобы показать пользователю его историю конвертаций и разобрать обращение в поддержку. Такие записи Оператор рассматривает как сведения, которые могут косвенно относиться к конкретному лицу, и обрабатывает их по тем же правилам, что и персональные данные. Для идентификации пользователей журнал не используется.

2.4. Обезличенный журнал хранится 90 дней, после чего удаляется.

2.5. Почему журнал пользователя и журнал Сервиса могут различаться. Пользователь, ведущий собственное логирование, может видеть в своих записях IP-адрес, заголовок User-Agent и исходное имя файла. В журнале Сервиса этих сведений нет: они не сохраняются, а имя файла и параметры задания приводятся к обезличенному виду. Возможное расхождение между записями пользователя и журналом Сервиса объясняется именно этим и не является сокрытием информации.

2.6. Для работы входа в аккаунт Сервис использует сессионные файлы cookie. Они содержат только идентификатор сессии, не используются для рекламы и профилирования и удаляются при выходе из аккаунта.

3. Персональные данные, которые обрабатывает Оператор

3.1. Оператор обрабатывает только сведения, необходимые для создания и обслуживания аккаунта:

• Адрес электронной почты — вход в аккаунт, идентификация пользователя, служебные уведомления, связанные с работой аккаунта и оплатой, ответы на обращения
• Имя пользователя (логин) — идентификация при входе
• Хеш пароля — проверка пароля. Пароль в открытом виде не хранится
• Идентификатор аккаунта — связывание операций пользователя с его аккаунтом
• Сведения о факте согласия с настоящей Политикой и её редакция — дата согласия и редакция Политики, с которой пользователь согласился, — подтверждение наличия согласия (ч. 1 ст. 9 № 152-ФЗ)
• Сведения об оплате (тариф, период, сумма, статус) — исполнение договора, учёт оплаченных периодов
• Отпечаток устройства (производный от аппаратных идентификаторов) — привязка лицензии к устройству и защита от неправомерного использования
• IP-адрес, с которого выполнена регистрация — ограничение числа учётных записей с одного адреса (не более 5 в течение 30 дней) и защита от злоупотреблений. Хранится на протяжении существования учётной записи
• IP-адрес (в журналах веб-сервера и средств защиты) — обеспечение безопасности и работоспособности — см. раздел 4

3.2. Оператор не обрабатывает специальные категории персональных данных (касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных убеждений, состояния здоровья, интимной жизни) и биометрические персональные данные.

3.3. Оператор не собирает данные о местоположении, не использует профилирующие и рекламные идентификаторы, не приобретает персональные данные у третьих лиц.

Что получает пользователь

Обезличивание применяется к копии, которая сохраняется у Оператора. Пользователю результат конвертации возвращается полностью, без сокращений: это его данные, и он вправе получить их целиком. Обезличивание не затрагивает результат работы Сервиса и не влияет на содержимое файлов и отчётов, которые получает пользователь.

Локальные редакции Free и Pro: чьи это данные

Редакции Free и Pro устанавливаются и работают на оборудовании пользователя — его персональном компьютере или сервере. Файлы, журналы и иные данные, возникающие при работе этих редакций, остаются у пользователя и Оператору не передаются. Оператором таких данных является сам пользователь; Оператор не получает к ним доступа и не определяет цели их обработки.

Это технически обеспечено: правило обезличивания журналов включается только в редакции Site и на внутренних узлах облачного контура. В поставляемых Free и Pro оно выключено именно потому, что данные остаются на машине пользователя и урезать их там не требуется.

Оператор обрабатывает по локальным редакциям только сведения лицензионного обмена:

• Отпечаток устройства — привязка лицензии к устройству, ограничение числа активаций
• Лицензионный ключ — учёт выданных лицензий, отзыв при нарушении
• IP-адрес запроса — техническое сопровождение обращения к сервису лицензий

Отпечаток устройства не содержит сведений о файлах пользователя и не позволяет прочитать их содержимое: это производная величина от аппаратных идентификаторов, вычисляемая односторонне.

4. Журналы веб-сервера и средств защиты информации

4.1. Для обеспечения безопасности и работоспособности Сервиса Оператор ведёт журналы веб-сервера и средств защиты информации. В этих журналах сохраняются IP-адреса лиц, обращающихся к Сервису, дата и время обращения, запрошенный адрес, а также сведения о событиях, связанных с защитой от неправомерного доступа.

4.2. Указанные сведения обрабатываются исключительно в целях:

• защиты Сервиса от неправомерного доступа, атак и злоупотреблений;
• обеспечения работоспособности Сервиса и диагностики технических сбоев.

4.3. Указанные сведения не используются для идентификации пользователей, для анализа поведения, для рекламы, профилирования или рассылок и не передаются третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

4.4. Срок хранения журналов веб-сервера и средств защиты информации — не более 30 дней, после чего они удаляются.

4.5. Доступ к указанным журналам ограничен кругом лиц, которым он необходим для выполнения обязанностей по обеспечению безопасности Сервиса.

4.6. Обезличенный журнал операций Сервиса (раздел 2) и журналы веб-сервера (настоящий раздел) — разные журналы с разными правилами. В журнале операций Сервиса IP-адрес и User-Agent не сохраняются; в журналах веб-сервера IP-адрес есть. Различие объясняется назначением журналов и не является сокрытием информации.

5. Файлы, загружаемые для конвертации

5.1. Файлы, загруженные пользователем для конвертации, используются исключительно для выполнения этой операции.

5.2. Файл размещается в изолированном рабочем каталоге на время обработки и удаляется в течение короткого времени после её завершения. Постоянное хранение загруженных файлов и копий документов пользователей Оператор не осуществляет.

5.3. Оператор не проверяет содержимое загружаемых файлов и не контролирует его состав. Пользователь самостоятельно обеспечивает, чтобы содержимое файла не включало сведения, обработка которых не соответствует настоящей Политике.

Файл, присланный на разбор ошибки распознавания

5.4. Если файл распознался не так, как ожидал пользователь, он может добровольно прислать этот файл Оператору через форму «Файлы на разбор» (в том числе из демо-страницы). Это отдельное действие: оно требует явного согласия (отметка в форме) и не является условием пользования Сервисом — конвертация работает и без него. Факт согласия фиксируется: дата согласия и редакция настоящей Политики сохраняются вместе с заявкой (п. 3.1) и доступны Оператору при рассмотрении заявки.

5.5. Присланный файл обрабатывается исключительно для той цели, ради которой отправлен: воспроизвести ошибку распознавания, устранить её причину и ответить пользователю. Для других целей, для рекламы и для профилирования такой файл не используется и третьим лицам не передаётся.

5.6. К присланному файлу применяются те же правила обезличивания, что и к журналу операций (раздел 2): исходное имя файла не сохраняется — в хранилище и при скачивании файл называется input.<расширение>; IP-адрес и сведения о браузере не сохраняются. К заявке прилагаются только те сведения, которые пользователь ввёл сам: что он ожидал получить, что получил, комментарий, а также идентификатор попытки конвертации и параметры задания.

5.7. Присланный файл хранится не более 90 дней с момента отправки и затем удаляется автоматически вместе с заявкой; срок не зависит от того, успел ли Оператор разобрать заявку. Пользователь может отозвать заявку раньше — по обращению в поддержку файл и заявка удаляются досрочно. По истечении срока или после отзыва сохраняются только обезличенные сведения о факте исправления (номер дефекта), если они нужны для учёта.

5.8. Доступ к присланному файлу ограничен: пользователь видит свои заявки в личном кабинете, Оператор — в разделе «Разборы файлов» админ-панели. Файлы используются как материал для воспроизведения дефекта; аналитика по ним ведётся в обезличенном виде (категория ошибки, формат), без привязки к содержимому.

6. Цели и правовые основания обработки

6.1. Цели обработки:

• предоставление доступа к функциям Сервиса;
• идентификация пользователя при входе;
• исполнение договора об оказании услуг и учёт оплаченных периодов;
• направление служебных уведомлений, связанных с работой аккаунта и оплатой;
• рассмотрение обращений и запросов пользователей;
• обеспечение работоспособности, безопасности и защита от злоупотреблений;
• разбор ошибок распознавания по файлам, присланным пользователем добровольно (раздел 5, пп. 5.4–5.8).
• привязка лицензии к устройству и защита от неправомерного использования лицензии.

6.2. Правовые основания: Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ; согласие субъекта персональных данных, даваемое при регистрации; договор об оказании услуг (публичная оферта), стороной которого является субъект персональных данных.

7. Порядок и сроки обработки

7.1. Обработка осуществляется смешанным способом — с использованием средств автоматизации и без их использования.

7.2. Данные аккаунта обрабатываются в течение срока существования аккаунта, а после его удаления — в течение срока, необходимого для исполнения требований законодательства (в частности, расчётов и учёта). Обезличенный журнал хранится 90 дней (п. 2.4).

7.3. Оператор принимает правовые, организационные и технические меры защиты, предусмотренные ст. 18.1 и 19 Федерального закона № 152-ФЗ, в том числе:

• назначено лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных;
• доступ к сведениям ограничен кругом лиц, которым он необходим для работы;
• реализуемые требования к защите персональных данных обеспечивают конфиденциальность и целостность обрабатываемых сведений;
• применяется обезличивание: в журнале операций Сервиса IP-адрес и сведения о клиентском окружении (User-Agent) не сохраняются, имя файла и параметры задания приводятся к обезличенному виду;
• установлен ограниченный срок хранения обезличенного журнала;
• загруженные файлы постоянно не хранятся;
• регистрация защищена ограничением числа учётных записей с одного IP-адреса, а также техническими проверками, отсекающими автоматическое заполнение форм.

8. Передача сведений третьим лицам

8.1. Оператор не продаёт, не передаёт и не раскрывает персональные данные пользователей третьим лицам, за исключением случаев, прямо указанных ниже.

8.2. Сведения могут передаваться:

• платёжной организации — АО «ТБанк» (банк-эквайер) — в объёме, необходимом для проведения платежа и возврата, при оплате услуг;
• сервису отправки писем — ООО «Яндекс» (Яндекс.Почта) — для доставки писем, связанных с регистрацией, подтверждением адреса электронной почты, работой аккаунта и оплатой: передаются адрес электронной почты и текст письма;
• по законному требованию уполномоченных государственных органов — в порядке, установленном законодательством.

8.3. Перечисленные получатели находятся на территории Российской Федерации. Трансграничная передача персональных данных не осуществляется.

9. Права пользователя

9.1. Пользователь имеет право:

• получать информацию об обработке своих персональных данных;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных, если они неполны, устарели, неточны, получены незаконно или не являются необходимыми для заявленной цели;
• отозвать согласие на обработку персональных данных;
• требовать удаления аккаунта и связанных с ним персональных данных;
• обжаловать действия Оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) или в суд.

9.2. Обращения направляются на адрес support@xls21c.online с адреса электронной почты, указанного в аккаунте. Оператор рассматривает обращения в течение 10 рабочих дней с момента получения.

10. Изменение Политики

10.1. Оператор вправе изменять Политику. Новая редакция публикуется на этой странице с указанием даты.

10.2. Оператор уведомляет пользователей о существенных изменениях не позднее чем за 10 календарных дней до их вступления в силу — письмом на адрес электронной почты, указанный в аккаунте, либо уведомлением в личном кабинете.

11. Контакты

По вопросам обработки персональных данных:

• адрес электронной почты: support@xls21c.online
• почтовый адрес: 353720, Краснодарский край, Каневской район, станица Стародеревянковская, ул. Кубанская, 269
• лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных: Шатохин Дмитрий Александрович